Arbeiten in virtuellen Teams

Was sind die Herausforderungen für die Zusammenarbeit in Zeiten von verteilten Teams, Home-Office und Corona? Und wie kann die Zusammenarbeit in „virtuellen“ Teams gelingen?

Wir haben für Sie einige Hinweise und Empfehlungen aus unserer Praxis zusammengestellt.

Soziale Aspekt

Was bedeutet virtuelles Arbeiten für die Zusammenarbeit im Team? Wie funktioniert Führung remote? Unsere 11 „Goldenen Regeln“:

  1. Virtuelle Teams zusammenhalten über agile Elemente. Tägliche Abstimmtermine (Daily) ansetzen, in denen jedes Teammitglied berichtet, woran er oder sie arbeitet und welche Herausforderungen bestehen.
  2. Vertrauen und Bindung im Team sind wesentliche Voraussetzungen, weil im Home-Office eigenverantwortliches Arbeiten notwendig ist.
  3. In Kontakt bleiben und immer wieder auf die Mitarbeiter zugehen! In virtuellen Teams werden leicht Kolleginnen und Kollegen „abgehängt”, Stimmungen und Missverständnisse lassen sich nicht so leicht erkennen.
  4. 5 Min. Facetime-Calls (Video-Calls) statt Kaffee- oder Raucherpausen stärken die Bindung!
  5. Status-Anzeige in den Collaboration-Plattformen nutzen. Wer ist gerade „verfügbar” und wer ist im Meeting? So können Führungskräfte sehen, dass die Mitarbeiter aktiv sind.
  6. Chat-Funktionen von Teams und Co. Nutzen, um in Kontakt zu bleiben und Nähe zu erzeugen.
  7. Wöchentliche Einzel-Jour-Fixe mit den Teammitgliedern durchführen, um private Herausforderungen und ggf. Belastungen zu erkennen.
  8. Kontrollieren nach Arbeitsergebnissen, nicht Arbeitszeiten. Gemeinsam klare, agile Ziele auf Wochenbasis festlegen.
  9. Müssen Termine abgesagt werden, immer eine Begründung angeben, um mögliche Spekulationen und Unruhe im Team zu vermeiden.
  10. Zeitblöcke für das konzentrierte Abarbeiten von Themen reservieren – Fokuszeit!
  11. Termine kürzer ansetzen, Zeiten einhalten und effizienter gestalten.

Webmeetings gestalten – wer macht was?

Organisator

  • Ziel des Meetings festlegen – Was ist das gewünschte Ergebnis? 
  • Agenda erstellen inkl. Zeitangaben und Zuständigkeiten für die einzelnen Agendapunkte 
  • Agenda und eventuelle weitere Informationen vorab an Teilnehmer verteilen 
  • Einladung mit Einwahllink verschicken 
  • Technik vorab testen (Mikrofon, Kopfhörer, Software)  
  • Um bei Videokonferenzen Ablenkungen zu vermeiden und die eigene Privatsphäre zu schützen, einen neutralen Hintergrund wählen und die „Hintergrund weichzeichen” Funktion verwenden  
  • Bei Videokonferenzen auf gute Beleuchtung achten
  • Da Webmeeting-Services zur vollen Stunde häufig überlastet sind, Meetings ein paar Minuten früher oder später ansetzen

Teilnehmer

  • Agenda und Vorabinformationen lesen 
  • Ziel des Meetings und eigene Rolle verstehen und bei Unklarheiten nachfragen 
  • Technik vorab testen (Mikrofon, Kopfhörer, Software)  
  • Um bei Videokonferenzen Ablenkungen zu vermeiden und die eigene Privatsphäre zu schützen, einen neutralen Hintergrund wählen und die „Hintergrund weichzeichnen” Funktion verwenden  
  • Bei Videokonferenzen auf gute Beleuchtung achten 
     

Organisator

  • Begrüßung der Teilnehmer und Schaffen einer angenehmen Atmosphäre 
  • Kurzes Briefing zu Zielen und Inhalten des Meetings  
  • Protokollieren oder diese Aufgabe an einen Teilnehmer delegieren  
  • Anstoßen und Steuern der Diskussion 
  • Zielgerichtes Einbinden der Teilnehmer 
  • Aufrechthalten des Gesprächsflusses 
  • Wenn nötig, mäßigendes Einwirken auf Teilnehmer 
  • Nutzung von Screensharing 
  • Einsatz von Mindmap Tools zur Visualisierung und Strukturierung von Ideen 
  • Die Zeit im Auge behalten 
  • Zusammenfassen von Inhalten, Festlegen der nächsten Schritte und Zuständigkeiten 
  • Dank an die Teilnehmer und Beendigung des Meetings 
  • Bei Meetings mit einer großen Zahl zuhörender Teilnehmer (> 5), diese bitten, Mikrofone auf stumm zu schalten und Fragen per Chat oder „Aufzeigen“ zu stellen 
  • Verwendung von Kopfhören, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden 

Teilnehmer

  • Aktiv und empathisch zuhören 
  • Mitdenken und beitragen 
  • Bei Unklarheiten nachfragen (Chat-Funktion nutzen) 
  • Konzentrieren auf das Meeting (kein Multitasking!) 
  • Eigenes Mikrofon auf stumm schalten, wenn man nicht spricht, um Rückkopplungen und Störgeräusche zu vermeiden 
  • Verwendung von Kopfhören, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden 

Organisator

  • Protokoll inkl. To-dos und Zuständigkeiten an Teilnehmer verteilen 
  • Teilnehmer um Feedback und ggfls. Klarstellung bitten 
  • Taskboards nutzen und einbinden 

Teilnehmer

  • Protokoll lesen und ggfls. Feedback geben 
  • Eigene To-dos umsetzen 

Eine Auswahl von Tools mit Link

Collaboration-Tools:

  • Microsoft Teams (Teamkommunikation, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Anbindung externe Anwendungen, Umfragen, Fragebögen, Aufgabenplanung, Prozessautomatisierung, Kalender- und Mailintegration)
  • Asana (Gemeinsame Dateiennutzung, Planung von Aufgaben und Projekten, Integration in bestehende Messaging und E-Mail-Anwendungen, Aufgabenlisten, Fortschritt und Berichte)
  • Google Suite (Datenablage, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, gemeinsame Kommunikation, Videokonferenzen)
  • Trello (Canbanboard, Planung von Aufgaben, Kommentare und Aktivitäten, Kalender und Dateiablage über Schnittstellen)
  • Dropbox Business (Dateizugriff und –freigabe, gemeinsame Bearbeitung, Kalenderintegration, Meetingvorlagen, Aktivitätenübersicht, Teambereiche, Aufgabenmanagement)
  • Samepage (Teamkommunikation, Projektmanagement, Webkonferenz, Dateizugriffe, Prozessabläufe)
  • Slack (Teamarbeit, -kommunikation, Dateifreigaben, Anbindung externe Anwendungen)

Auswahlkriterien für das richtige Collaboration-Tool:

  • Anwendungsbereiche
  • Projektdiskussion
  • Zusammenarbeit (Dokumente, Webkonferenzen)
  • Datei-Upload und -Freigaben (Versionierung und Sicherung)
  • Automatisierung von Prozessen
  • Aufgabenlisten und -zuweisungen
  • Ereignisse und Projektmeilensteine (gemeinsame Kalender)
  • Integration (Schnittstellen zu weiteren Tools)
  • Teamgröße
  • Einrichtungszeit
  • Einarbeitungszeiten
  • Kosten

Webkonferenzen:

Bei den Webkonferenz-Tools bitte beachten, dass diese in unterschiedlichem Umfang die deutschen bzw. europäischen Datenschutzvorgaben einhalten.

Haben Sie Fragen? Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Arbeiten aus dem Homeoffice? 
Wir freuen uns auf einen Austausch!